دفاتر مسافرتی و نقش آنها در توسعه صنعت گردشگری

حمید کاظمی فرد

در مطلب قبلی با عنوان توریست صنعتی که این روزها در استان یزد خود نمایی می کند به عناوین مشکلات صنعت جهانگردی پرداخته شد و قرار شد که در مطالب بعدی هر کدام از عوامل ( مشکلات و موانع صنعت جهانگردی ) بحث و بررسی شود . در این مطلب سعی گردیده تا با عملکرد و موضوع فعالیت دفاتر مسافرتی توضیح داده شود و پیشنهاد ها و راه حلهایی ارائه گردد .

دفاتر خدمات مسافرتی و جهانگردی به عنوان عنصری واسطه میان عرضه کنندگان اطلی خدمات همچون تورگردانان و یا شرکت های حمل و نقل و هتلها از یک سو و گردشگران متقاضی سفر از طرف دیگر عمل می کنند . آنها در واقع پیشانی مواجهه نخستین متقاضیان با صنعت جهانگردی به شمار می روند . توفیق یا عدم توفیق این واسطه ها بر موفقیت یا شکست برنامه های مقاصد گردشگری و عرضه کنندگان خدمات گردشگری به شدت تاثیر گذار است . از اینرو آشنایی با عملکرد این موسسات حائز اهمیت بسیار است .

این دفاتر با برقراری مواجهه میان عرضه کننده و متقاضی کننده در واقع شکل دهنده بازار گردشگری هستند و در مواردی که این بازار پیشتر شکل گرفته است به عنوان عاملی رونق بخش و متحول کننده بازار عمل می کنند دفاتر خدمات مسافرتی و جهانگردی ضمن برقراری تماس با تورگردانان اقدام به فروش بسته های تور آماده شده از سوی آنها می کنند ، این دفاتر همچنین خود اجزاء جدا از هم سفر را نیز به نمایندگی از عرضه کنندگان منفرد آن نظیر شرکت هواپیمایی ، راه آهن و یا هتل ها و راهنمایان تور بفروش می رسانند .

وظیفه یک واسطه در هر صنعتی آن است که شکل کالا و خدمات تولید آن صنعت را از صورتی که مورد نظر مشتری نیست به شکلی که او می تواند از آن بهره مند شود تبدیل نماید .

واسطه ها حجمی قابل توجه از کالاها و خدمات را از عرضه کننده اصلی تهیه کرده و به اندازه های مورد نظر مشتریان به بازار می رسانند اما این موضوع درباره صنعت گردشگری مصداق چندانی ندارد زیرا مشتری خود نیز می تواند به عرضه کننده مراجعه نموده و نسبت به خرید اقدام کند ازاین مهمتر آن است که واسطه های متعارف در فعالیتهای دیگر کالاها و خدمات را انبار کرده سپس به مشتری طالب آن می فروشند .

درحالی که واسطه گر در صنعت گردشگری تنها آن موقع نسبت به خرید کالا یا خدمات از عرضه کننده اصلی اقدام می کند که مشتری سفارش آن را داده باشد این ویژگی دارای دو حسن بزرگ برای واسطه است . نخست اینکه واسطه نیازمند سرمایه در گردش قابل ملاحظه ای برای خرید و انبار کردن موضوع فعالیت ( صندلی هواپیما ، تخت هتل ، راهنما و ... ) نخواهد بود .

دومین ویژگی آن است که واسطه در صنعت گردشگری تعهدی نسبت به کیفیت محصولی که برای مشتری از عرضه کننده اصلی تهیه کرده است ندارد و تعهدات مقابل مشتری همه بر عهده عرضه کنند اصلی است . به عنوان مثال دفتر خدمات مسافرتی به عنوان فروشنده بلیط یک شرکت هوایی ، مسئولیتی در قبال تاخیر پروازها ندارد .

موضوع فوق سبب می شود که واسطه گردشگری مورد اعتماد بیشتر مشتری قرار گیرد زیرا او تعهد و وابستگی خاصی به عرضه کننده معینی ندارد . همن موضوع برای عرضه کننده اصلی یک مشکل به حساب می آید . زیرا نمی تواند روی توصیه دفتر خدمات مسافرتی به مشتریان برای استفاده از خدمت عرضه شده از سوی او حساب کند .

در واقع نقش اصلی واسطه گردشگری ( بخوانیم دفتر خدمات مسافرتی ) فراهم کردن مکان و موقعیتی مناسب برای مراجعه مشتری است . وظیفه چنین دفتری آماده سازی امکان ذخیره جا در یک برنامه تور ، رزرو یک صندلی هواپیما یا تخت هتل و نظایر آن است . این دفتر همچنین منبعی بر اطلاعاتی برای مشتریان به حساب می آید که مشاوره و راهنمایی هایی را برای گذراندن بهتر سفر در اختیار ایشان قرار می دهد .

کارکنان این دفاتر متخصصینی هستند که نسبت به محصول عرضه شده از سوی موسسه خود اشراف کامل دارند . تنوع و دامنه خدماتی که از سوی دفتر خدمات مسافرتی ارائه می شود به ماهیت بازار پیش روی آن بستگی فراوان دارد . اما به هرحال این دفاتر عرضه کننده خدمات عمومی از قبیل ، تهیه ، و صدور بلیط هواپیما ، قطار ، کشتی ، اتوبوس ، کرایه اتومبیل ، در مقصد ، ذخیره جا در هتل یا سایر امکانات اقامتی ، عرضه بسته های سفر ، استخدام راهنما و فعالیت های مکمل دیگری از قبیل انجام عملیات مربوط به صدور بیمه نامه سفر و در مواردی پیگری امور روادید ( ویزای ) مسافران است .

گاه در کشورها برخی از این دفاتر در زمینه تبدیل ارز نیز به مسافران خدمت ارائه می نمایند . با توجه به نکات پیش گفته دفاتر خدمات مسافرتی و جهانگردی نقش تسهیل کننده در کانال توزیع خدمات صنعت گردشگری و تدارک زمینه مناسب موجهه متقاضیان و عرضه کننده گان ( ایجاد بازار ) را برعهده دارند .

در اینجا روشن می شود که اگر یک دفتر مسافرتی آنچه را به طور مرسوم و در مقیال خرد انجام می دهد در سطحی گسترده انجام دهد در واقع یه یک تورگردان مبل شده است . دفاتر خدمات مسافرتی و جهانگردی سازمانهای کوچکی هستند که به عنوان بخش مهمی از کانال توزع محصولات این صنعت فعالیت می کنند .

در مطالب فوق سعی گردید تا شما عزیزان را با فعالیتهای دفاتر خدمات مسافرتی شکل و موضوع فعالیت این دفاتر و جایگاه آنها در صنعت جهانگردی و گردشگری و نقش آنها در این صنعت آشنا نماییم .

امید است با ارائه مطالب ( ناقص و جزئی ) فوق شما با فعالیتهای این دفاتر آشنا شده باشید .

اما با توجه به نقش مهمی که این دفاتر در جذب هرچه بیشتر گردشگر به داخل کشور همچین توسعه گردشگری داخلی می توانند ایفا کنند شایسته است نکاتی را مد نظر داشته باشند تا بتوانند هرچه بهتر به ارائه خدمات به متقاضیان ( که همان گردشگران می باشند ) بپردازند و کمکی به رونق این صنعت و توسعه آن و نزدیک شدن به جایگاه واقعی آن بنمایند . در اینجا پیشنهادات و راهکارهایی جهت توسعه و رشد دفاتر خدمات مسافرتی ارائه می گردد :

1. با توجه به اینکه تعداد کارکنان این دفاتر اغلب اندک است و از ایشان انتظار می رود که نسبت به عمده فعالیتهای جاری در دفتر آگاهی و اشراف عمل داشته باشند . به این ترتیب ضمن اینکه در هر دفتر تقسیم کاری در رابطه با خدمت رسانی به مشتریان انجام می شود ، به طور معمول انتظار می رود هر یک از کارکنان بتوانند به کلیه اموری که در دفتر انجام می پذیرد تسلط داشته باشند .

2. آموزش پرسنل دفاتر خدمات مسافرتی در زمینه های مورد نیاز که مهمترین انها تسلط آموزش زبان انگلیسی همچنین دوره های آموزشی کارگاه الگوی رفتاری و مشتری مداری که می تواند به پرسنل این دفاتر در جذب مشتری کمک کند .

3. آشنایی کارکنان دفاتر با بازاریابی الکترونیک

4. برگزاری تورهای ارزان قیمت ( که هم اکنون در کشور به این امر پرداخته شده و امید است به سرانجام برسد و این طرح به خوبی پیاده شود )

5. همکاری با سایر دفاتر در برگزاری تورهای گردشگری ( کاری که در دفاتر مسافرتی تهران زیاد دیده می شود و برعکس آن در استان یزد )

6. دفاتر باید سعی نمایند تا بسته های سفر خود را جهت ارائه به متقاضیان متنوع نمایند . هرچند کار وقت گیر و سختی است اما انجام آن می تواند انواع سلیقه ها و درخواست ها را جواب دهد .

7. تامین نیازهای متفاوت مشتریان ( بلیط هواپیما ، قطار ، ررزو هتل ، اخذ ویزا و ... )

8. تبلیغ در داخل کشور همچنین تبلیغات برون مرزی و از طریق رسانه های بین المللی

9. حضور فعال و مستمر در نمایشگاههای معتبر بین المللی

10. تهیه بانک اطلاعات مجهز از جاذبه های تاریخی ، طبیعی و گردشگری تا مشتری از جاذبه ها و اماکن دیدنی و هتل محل اقامت برنامه توری که قرار است در آن ثبت نام کند اطلاعات لازم را کسب نماید .

11. اهداء جوایز و پاداش ارزنده به دفاتر برتر در جذب گردشگر خارجی

12. استفاده از راهنماهای متخصص همچنین استفاده از رانندگان ماهر در اجرای تورهای گردشگری

البته لازم به ذکر است که دفاتر مسافرتی خود با موانع و مشکلاتی روبرو هستند که جای بحث دارد و اگر فرصت شد در یک زمان مناسب به آن خواهیم پرداخت .

یزدفردا